Antwort auf beschwerdebrief Muster

Richten Sie zunächst jeden Teil der Beschwerde des Kunden aus. Wenn die Beschwerde über eine kurze oder mittelgroße Nachricht kam, antworten Sie auf jeden Punkt. Wenn es ein langwieriger rant war, versuchen Sie, die wichtigsten (oder rationalen) Punkte anzusprechen. In der betreffenden Organisation benötigen Sie irgendwann jemanden, der eine Vorgehensweise als Antwort auf Ihr Schreiben entscheidet, das Ihre Beschwerde löst. Bei jeder Beschwerde von angemessener Bedeutung erfordert die Lösung in der Regel eine Person, die organisatorische Ressourcen oder Kosten übernimmt. Wenn Menschen Ressourcen oder Kosten übernehmen, muss es eine angemessene Rechenschaftspflicht und Rechtfertigung geben. Dies liegt in der Regel daran, dass Organisationen aller Art darauf ausgerichtet sind, eine Kapitalrendite zu erzielen. Die Lösung Ihrer Beschwerde wird mit Kosten oder “Investitionen” in irgendeiner Art verbunden sein, so klein sie auch sein können, was gerechtfertigt werden muss. Wenn es keine ausreichende Rechtfertigung gibt, können die zur Lösung des Problems erforderlichen Investitionen nicht getätigt werden. Stellen Sie also sicher, dass Sie die relevanten Fakten, Daten, Namen und Details klar angeben.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Fakten einschließen, die rechtfertigen, warum Ihre Beschwerde gelöst werden sollte (entsprechend Ihrem Vorschlag, vorausgesetzt, Sie machen eine). Diese Vorlage für die Antwort auf Kundenreklamationen ist ein kostenloser Download, den Sie verwenden können, um sicherzustellen, dass Sie Kunden zufriedenstellende Antworten auf ihre Anliegen erhalten und Ihren gesamten Kundenservice verbessern können. Während jede Beschwerde etwas anders behandelt werden muss, bietet dieses hilfreiche Dokument eine grundlegende Struktur, die Sie immer wieder verwenden können. Darüber hinaus finden Sie Vorschläge für geeignete Formulierungen und Tipps, was Sie nicht tun sollten. Produktrücksendungen für Geschäftliche Reklamationen werden zunächst durch die Verkaufsbedingungen des Lieferanten abgedeckt. Achten Sie wieder darauf, keine Haftung für sich selbst zu schaffen, indem Sie vernünftige Prozesse nicht befolgen (zum Beispiel einen Computer im strömenden Regen als Anreiz für den Lieferanten zu sammeln, ist in der Regel keine Taktik verpflichtet, ein erfolgreiches Ergebnis zu produzieren). Stellen Sie sich vor, Sie sind die Person, die die Beschwerdebriefe der Kunden erhält. Dies hilft Ihnen zu erkennen, dass die Person, die Ihren Brief liest, ein echter Mensch mit Gefühlen ist und versucht, ihre Arbeit nach besten Kräften zu erledigen. Ihr Schreiben sollte sie ermutigen, positiv und hilfreich auf die Beschwerde zu reagieren.

Egal wie verrückt Sie sich fühlen, Aggression und Konfrontation fördern keine hilfreiche Reaktion auf Beschwerden. Ein mit Spannung erwartetes Paket zu öffnen und den falschen Artikel im Inneren zu finden, ist gelinde gesagt irritierend. Es schafft auch mehr Arbeit für den Kunden. Eine großartige E-Mail-Antwort auf diese Kundenbeschwerden adressiert beide Schmerzpunkte. Ein unhöflicher oder nicht hilfreicher Mitarbeiter, Waren in völliger Verwirrung, endlose Kassenlinien – vieles kann im Laden schief gehen. Wenn ein Kunde eine Beschwerde aneine E-Mails abgibt, sollte die Antwort des Agenten spezifische Abhilfemaßnahmen enthalten, sowohl auf hoher Ebene als auch für den geschädigten Kunden. Hier ist ein Beispiel für eine Möglichkeit, auf einen wütenden Kunden zu reagieren, der eine schlechte Erfahrung gemacht hat. Wenn die Situation sehr komplex mit viel Geschichte ist, ist es eine gute Idee, den Brief selbst sehr kurz und prägnant zu halten und dann die Details anzuhängen oder anzufügen, in welchem Format auch immer geeignet ist (Fotokopien, schriftliche Notizen, Erläuterungen usw.). Dies ermöglicht es dem Leser des Briefes, den Hauptpunkt der Beschwerde zu verstehen und dann zu verarbeiten, ohne zwanzig Seiten Geschichte und Details lesen zu müssen.

Stellen Sie vor dem Versenden eines Antwortschreibens sicher, dass Sie sich davon überzeugen, dass Sie im Rahmen der Richtlinien Ihrer Organisation in Bezug auf Service-Level, Abhilfemaßnahmen, Entschädigung und Haftungs- oder Schuldhaftung samt Schuldzuweisung tätig sind. In der Tat sind Beschwerden am besten und am schnellsten gelöst, wenn Sie der Ansicht sind, dass es niemandes Schuld ist. Schuldzuweisungen verursachen Defensive – die Barrieren steigen und Konflikte entwickeln sich.